Privatlivspolitik for Bagsværd badmintonklub
Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Bagsværd Badmintonklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Klubbens formand
Mail: klubformand@bagsvaerd-bbk.dk
Andre kontaktoplysninger på klubbens hjemmeside: www.bagsvaerd-bbk.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1. Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse.
- Cpr-numre
2. Oplysninger om frivillige, herunder bestyrelsen:
- Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser
- Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Cpr-numre
2. Oplysninger om trænere og frivillige der arbejder med børn under 15 år:
- Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser
- Hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Cpr-numre og oplysninger om strafbare forhold (fx børneattest)
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:
- Offentlige myndigheder, fx nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
- Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige
- Ved børneattester fås oplysningerne fra politiet.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
- At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
- At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
- At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
- At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
- At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og udsende nyheder
- At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
- At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
- At administrere din relation til foreningen
- At kunne publicere baneplaner
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:
- At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
- At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
- At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
- At administrere din relation til foreningen
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens trænere og frivillige der arbejder med børn under 15 år:
- At vi kan koordinere og håndtere trænere og frivilliges opgaver i foreningen
- At vi har overblik over og kan udvikle trænere og frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
- At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
- At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
- At administrere din relation til foreningen
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:
- At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
- At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
- At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
- At kunne publicere baneplaner
- At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
- At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Når du bliver medlem eller arbejder for os, så giver du dit samtykke til ovenstående. Vi indhenter derfor kun dit eksplicitte samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til formål, der ikke er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Datatilsynet oplyser, at billeder optaget under en forenings aktiviteter, som udgangspunkt godt kan offentliggøres uden samtykke. I forbindelse med turneringer tager vi nu og da billeder som vi bla. bruger på sociale medier, hjemmeside eller i andre medier. Vi indhenter ikke på forhånd din tilladelse til dette. Men henvend dig til klubbens dataansvarlige hvis vi har lagt et billede ud som du gerne vil have fjernet.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi dokumenterer vores medlemstal over for kommunen, herunder oplysninger om dit medlemskab [korrekt – andet?]. Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke. Dog kan billeder blive anvendt – se ovenfor.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som ansat:
- Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt.
Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører.
Ansatte/trænere: Vi sletter oplysninger om dig, når vores dokumentationskrav over for Skat og andre myndigheder er ophørt.
Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
- Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.
Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil medlemmer modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.